Serviceovereenkomst en jaarlijkse borging

Structurele ondersteuning voor gemeenten en dierlocaties die hun dierenweides en kinderboerderijen actueel, veilig en goed georganiseerd willen houden

Een kinderboerderij, dierenweide of andere dierlocatie is nooit helemaal “af”. Dieren veranderen, vrijwilligers wisselen, dossiers raken verouderd, afspraken zakken weg en wet- en regelgeving blijft in beweging.

Juist daarom kan het waardevol zijn om niet alleen eenmalig een quickscan of adviesrapport te laten maken, maar daarna ook structureel een vinger aan de pols te houden.

Met een serviceovereenkomst blijft ZooCO periodiek betrokken. Zo kunnen korte vragen worden beantwoord, ontwikkelingen worden gevolgd en kan jaarlijks worden bekeken of de locatie nog aansluit bij gemaakte afspraken, actuele aandachtspunten en praktische uitvoerbaarheid.

Een serviceovereenkomst kan worden afgesloten door gemeenten, kinderboerderijen, dierenweides, stichtingen, zorglocaties en andere organisaties met dieren.

De inhoud en omvang hangen onder andere af van het aantal locaties. Eén kinderboerderij vraagt iets anders dan meerdere dierenweides, hertenkampen of andere dierlocaties op gemeentegrond. Maar het aantal locaties zegt niet alles. Ook één locatie kan complex zijn door veel dieren, veel vrijwilligers, zorgdeelnemers, bezoekers, verouderde dossiers, politieke gevoeligheid of plannen voor vernieuwing.

Daarom werkt ZooCO niet met één standaardpakket, maar met drie vormen van serviceovereenkomst: Basis, Plus en Uitgebreid.

Waarom een serviceovereenkomst?

Veel kinderboerderijen, dierenweides en andere dierlocaties draaien op betrokken mensen. Dat is waardevol, maar maakt een locatie ook kwetsbaar.

Wat gebeurt er als een beheerder stopt? Als vrijwilligers wisselen? Als dierregistratie niet meer klopt? Als werkschema’s niet worden bijgehouden? Als logboeken verdwijnen in een map die niemand meer opent? Of als regels, verwachtingen of gemeentelijke afspraken veranderen?

Juist dan is het belangrijk dat dierenwelzijn, veiligheid, beleid, registratie en praktische werkafspraken niet alleen eenmalig goed worden bekeken, maar ook daarna actueel blijven.

Een serviceovereenkomst helpt om structureel een vinger aan de pols te houden. Niet pas reageren als er klachten, incidenten, politieke vragen of zorgen ontstaan, maar periodiek meekijken, vragen beantwoorden en aandachtspunten tijdig signaleren.

De noodzaak zit vooral in continuïteit. Een dierlocatie is nooit af. Dieren veranderen, mensen wisselen, dossiers verouderen, wet- en regelgeving ontwikkelt zich en afspraken die ooit duidelijk waren, kunnen in de praktijk langzaam verwateren.

Met een SO helpt ZooCO om periodiek mee te kijken naar:

Derenwelzijn en verzorging
Verblijven, terrein en praktische uitvoerbaarheid
Wet dieren en Besluit houders van dieren als aandachtspunt
Dierregistratie, UBN en I&R op hoofdlijnen
Logboeken, werkschema’s en overdracht
Vrijwilligers, stagiairs en mensen met een zorgvraag
hygiëne, publiekscontact en bezoekersveiligheid
beleid, afspraken en praktische borging
Veranderingen op locatie of binnen de organisatie
vragen die tussendoor ontstaan

Het doel is niet om papierwerk te maken om het papierwerk. Het doel is dat afspraken, dossiers en werkwijzen actueel blijven en dat de locatie ook blijft functioneren wanneer mensen, dieren of omstandigheden veranderen.

Voor gemeenten en
organisaties met dieren

Een serviceovereenkomst kan waardevol zijn voor gemeenten, stichtingen, beheerders en organisaties die verantwoordelijk zijn voor één of meerdere kinderboerderijen, dierenweides, hertenkampen of andere dierlocaties.

De omvang van de overeenkomst hangt niet alleen af van het aantal locaties. Een gemeente met één kinderboerderij kan behoefte hebben aan uitgebreide jaarlijkse ondersteuning, zeker als er veel vrijwilligers, zorgdeelnemers, bezoekers, dieren, politieke aandacht of achterstallige dossiers zijn.

Andersom kan een gemeente met meerdere dierenweides juist klein starten met een basisovereenkomst en één of twee gerichte modules.

Voor kinderboerderijen en dierenweides

Ook voor stichtingen, beheerders en organisaties met één dierlocatie kan een serviceovereenkomst waardevol zijn. Niet iedere vraag vraagt om een groot rapport. Soms is juist behoefte aan een deskundige vraagbaak, een jaarlijkse blik van buitenaf of hulp om documenten en afspraken actueel te houden.

Denk aan vragen over dierenwelzijn, dierregistratie, vrijwilligers, logboeken, werkschema’s, bezoekerscontact, hygiëne, publieksveiligheid, dierkeuzes, inrichting of praktische naleving van afspraken.

Daarom kijkt ZooCO niet alleen naar het aantal locaties, maar ook naar:

de rol van de gemeente of organisatie
het aantal dierlocaties
de complexiteit van de locatie
het aantal dieren en diergroepen
de aanwezigheid van bezoekers, vrijwilligers of zorgdeelnemers
de kwaliteit van bestaande dossiers en afspraken
de mate waarin dierregistratie, UBN en I&R op orde zijn
de behoefte aan jaarlijkse bezoeken of juist ondersteuning op afstand
de vraag of er vooral behoefte is aan een vraagbaak, dossiercontrole, locatiecheck of periodieke scan

Vormen van serviceovereenkomst

ZooCO werkt met verschillende vormen van serviceovereenkomst. Die vormen geven vooral de intensiteit van de samenwerking aan.

Daarnaast kunnen losse modules worden toegevoegd. Zo ontstaat geen standaardpakket, maar een overeenkomst die past bij de locatie, gemeente, risico’s en gewenste ondersteuning.

Sommige modules kunnen ook los worden afgenomen als aparte opdracht. De meerwaarde binnen een serviceovereenkomst is dat ZooCO de locatie, voorgeschiedenis, afspraken en dossiers beter leert kennen. Daardoor kan sneller worden meegedacht en worden veranderingen beter gevolgd.

Startpunt van een serviceovereenkomst:

Een serviceovereenkomst werkt het beste wanneer er een actueel beeld is van de locatie, de afspraken en de belangrijkste aandachtspunten.

Is er al recent een quickscan, adviesrapport of nulmeting door ZooCO uitgevoerd? Dan kan de serviceovereenkomst daarop voortbouwen.

Is dat actuele startbeeld er nog niet, dan is het meestal verstandig om eerst een nulmoment af te spreken. Dat kan een beperkte instapbeoordeling zijn of een uitgebreidere quickscan, afhankelijk van de locatie, het aantal dieren, de aanwezige documenten en de gewenste diepgang.

Voor de Basis-serviceovereenkomst is zo’n startbeeld niet altijd noodzakelijk, omdat deze vorm vooral bestaat uit vraagbaakfunctie, korte vragen en het volgen van relevante actualiteiten.

Voor Plus en Uitgebreid is een goed startbeeld wel belangrijk. ZooCO komt dan jaarlijks meekijken of de locatie, dossiers en afspraken nog aansluiten bij de praktijk. Daarvoor moet eerst duidelijk zijn wat de uitgangssituatie is.

Zo blijft de serviceovereenkomst zorgvuldig, eerlijk en bruikbaar.

Basis:
vraagbaak en actualiteiten

De basisvorm is bedoeld voor gemeenten of dierlocaties die periodiek willen kunnen sparren met ZooCO en op hoofdlijnen op de hoogte willen blijven van relevante ontwikkelingen.

Deze vorm kan bestaan uit:

een vast aanspreekpunt bij ZooCO
een afgesproken aantal korte vragen per jaar
signalering van relevante wijzigingen in wet- en regelgeving op hoofdlijnen
meedenken over praktische aandachtspunten
korte terugkoppeling of notitie waar nodig
advies over wanneer een uitgebreidere beoordeling verstandig is

Deze vorm past bij locaties die redelijk op orde zijn, maar niet willen dat kennis, afspraken of aandachtspunten wegzakken. Ook bij meerdere eenvoudige dierenweides kan dit een logische eerste stap zijn.
Bij de basis-serviceovereenkomst voert ZooCO geen jaarlijkse locatiecheck uit. Ook kunnen er aan de basisvorm geen losse modules worden toegevoegd. Daarvoor is eerst meer zicht nodig op de locatie, de praktijk en de bestaande afspraken.

Plus:
jaarlijkse locatiecheck en borgingsnotitie

Bij deze vorm komt ZooCO jaarlijks op locatie kijken. De nadruk ligt niet op een volledige nieuwe scan, maar op de vraag of de locatie nog aansluit bij eerder gemaakte afspraken, actuele aandachtspunten en praktische uitvoerbaarheid.

Daarbij kan o.a. worden gekeken naar:

Dieren en diergroepen
Verblijven en terrein
Dierenwelzijn en verzorging
Dierregistratie, UBN en I&R
Logboeken en werkschema’s
Vrijwilligersafspraken en overdracht
Hygiëne en bezoekerscontact
Veiligheid en routing
Aandachtspunten rond Wet dieren en Besluit houders van dieren
Signalen rond RI&E, zorgdeelnemers of veilige werkwijzen

Na het bezoek ontvangt de gemeente of locatie een korte borgingsnotitie met de belangrijkste bevindingen, aandachtspunten en vervolgstappen.

Deze vorm is geschikt voor locaties waar men jaarlijks wil controleren of de basis nog klopt, zonder ieder jaar een volledig nieuw rapport te laten maken.

Uitgebreid:
jaarlijkse scan of meerlocatieprogramma

De uitgebreide vorm is bedoeld voor gemeenten of dierlocaties die meer diepgang willen. Deze vorm bestaat uit de basisvorm, een jaarlijkse locatiebeoordeling én een uitgebreider dossieronderzoek. Daarmee komt deze vorm dichter bij een jaarlijkse scan of periodieke herbeoordeling.

Daarbij kan worden gekeken naar:

Dierenwelzijn en diergroepen
Verblijven, terrein en routing
Dierregistratie, UBN en I&R
Logboeken, diergezondheid en dierenartsafspraken
aan- en afvoer van dieren
Controle op werkschema’s, afspraken en beleid
Voerafspraken en verzorgingsafspraken
Vrijwilligersbeleid en overdracht
Zorgdeelnemers en veilige werkwijzen
Hygiëne, bezoekerscontact en publieksveiligheid
Beleid, beheer en verantwoordelijkheden
Prioriteiten voor het komende jaar
Jaarlijkse scan per locatie
Document- en dossieronderzoek
Foto-overzicht van belangrijkste aandachtspunten
prioriteitenlijst per locatie
Korte bestuurlijke of organisatorische samenvatting
Advies over planning, budgettering en vervolgstappen
Periodieke herijking van afspraken, beleid en werkwijze

De uitkomst is uitgebreider dan bij Plus. Denk aan een duidelijke jaarnotitie, foto-overzicht, prioriteitenlijst en advies over vervolgstappen.

Deze vorm komt dichter bij een terugkerende herbeoordeling. Dat kan wenselijk zijn wanneer een gemeente of organisatie structureel zicht wil houden op dierenwelzijn, veiligheid, organisatie, dossieropbouw en uitvoerbaarheid.

Modules bovenop Plus en Uitgebreid

Naast de serviceovereenkomst kunnen aanvullende modules worden afgesproken. Modules zijn geen herhaling van wat al binnen Basis, Plus of Uitgebreid valt.

Een jaarlijkse locatiecheck, borgingsnotitie, signalering van aandachtspunten, dierregistratie op hoofdlijnen, werkschema’s bekijken of dossiers nalopen horen afhankelijk van de gekozen vorm al binnen de serviceovereenkomst.

Modules zijn bedoeld voor extra uitvoeringswerk of verdieping die anders vaak blijft liggen. Denk aan onderdelen die uit een quickscan, rapport of jaarlijkse check naar voren komen, maar die meer tijd vragen dan periodiek meekijken alleen.

Modules kunnen alleen worden toegevoegd aan Plus of Uitgebreid. Bij Basis is daarvoor te weinig structureel zicht op de locatie en de praktijk.

Sommige modules kunnen ook los als aparte opdracht worden uitgevoerd. De meerwaarde binnen een serviceovereenkomst is dat ZooCO de locatie al kent, waardoor vervolgwerk gerichter, efficiënter en beter passend kan worden opgepakt.

Voorbeelden van modules zijn:

Hiernaast staan enkele mogelijke uitbreidingsmodules voor de SO-plus en SO-uitgebreid.
In overleg is nog veel meer mogelijk.

Looptijd SO

Een serviceovereenkomst wordt in principe afgesloten voor twee jaar. Dat geeft voldoende tijd om niet alleen een eerste indruk te krijgen, maar ook te volgen of afspraken, verbeteringen en aandachtspunten daadwerkelijk worden opgepakt.

Waar passend kan de overeenkomst worden uitgebreid naar vier jaar. Daarna kan de overeenkomst stilzwijgend worden verlengd, mits dit vooraf duidelijk in de offerte en voorwaarden is vastgelegd.

De exacte inhoud, looptijd, opzegtermijn en verlenging worden altijd vooraf afgestemd en schriftelijk vastgelegd.

ZooCO kan helpen bij het opzetten, verbeteren of bijhouden van een eenvoudige website voor een kinderboerderij, dierenweide, stichting of gemeentelijke dierlocatie.

Het opzetten of vernieuwen van een website is in principe een eenmalige opdracht. Binnen een meerjarige module kan dit ook worden verdeeld over meerdere jaren. Het eerste jaar ligt dan de nadruk op opzetten of verbeteren. In de jaren daarna kan ZooCO helpen om de website actueel te houden.

Denk aan teksten over dieren, openingstijden, vrijwilligers, huisregels, bezoekersinformatie, educatie, nieuwsberichten, veranderingen op locatie en praktische informatie voor bezoekers, gemeente of donateurs.