Vrijwilligers, beheer en overdraagbaarheid
Zorgen dat kennis, afspraken en dagelijkse verzorging niet afhankelijk blijven van één persoon
Introductie
Veel kinderboerderijen, dierenweides en hertenkampen draaien op betrokken mensen. Vrijwilligers, beheerders, medewerkers, stagiairs of deelnemers zorgen ervoor dat dieren worden gevoerd, verblijven schoon blijven en bezoekers welkom zijn.
Die betrokkenheid is waardevol. Zonder deze mensen zouden veel dierlocaties niet kunnen bestaan.
Tegelijk maakt het een locatie kwetsbaar. Wat gebeurt er als een beheerder stopt? Als een vrijwilliger ziek wordt? Als kennis vooral in hoofden zit? Als niemand precies weet wie verantwoordelijk is voor dierregistratie, dierenarts, logboeken, voer, schoonmaak of calamiteiten?
ZooCO helpt gemeenten, stichtingen en dierlocaties om beheer, vrijwilligers en overdracht beter te organiseren. Niet met papierwerk om het papierwerk, maar met praktische afspraken die in de dagelijkse werkelijkheid ook werken.
Waarom dit belangrijk is
Bij kinderboerderijen en dierenweides gaat veel goed door betrokkenheid en ervaring. Maar betrokkenheid alleen is niet genoeg om een locatie toekomstbestendig te houden.
Zonder duidelijke afspraken kunnen risico’s ontstaan rond:
- dagelijkse verzorging
- voeren en water geven
- schoonmaak en hygiëne
- dierenarts en medicatie
- geboorte, ziekte, sterfte of quarantaine
- dierregistratie, UBN en I&R
- aan- en afvoer van dieren
- bezoekerscontact
- vrijwilligersinstructie
- veiligheid en toezicht
- overdracht bij vakantie, ziekte of vertrek
- verantwoordelijkheid tussen gemeente, stichting en beheerder
Een dierlocatie wordt sterker wanneer taken, kennis en afspraken overdraagbaar zijn.
Waar gaat het vaak mis?
Kwetsbaarheid ontstaat vaak niet ineens. Het groeit langzaam.
Veel voorkomende situaties zijn:
- één beheerder weet bijna alles
- vrijwilligers werken allemaal net anders
- nieuwe vrijwilligers krijgen weinig uitleg
- afspraken zijn vooral mondeling
- logboeken worden onregelmatig bijgehouden
- werkschema’s zijn verouderd of ontbreken
- dierregistratie ligt bij één persoon
- niemand weet precies wie wijzigingen doorgeeft
- dierenartsafspraken zijn niet goed vastgelegd
- er is geen duidelijke overdracht bij ziekte of vakantie
- bezoekersregels zijn niet helder
- gemeente en stichting hebben verschillende verwachtingen
Zolang de vaste mensen aanwezig zijn, lijkt dat soms geen probleem. Maar zodra mensen wegvallen of er vragen komen, wordt duidelijk hoe kwetsbaar de organisatie is.
Waar kan ZooCO bij helpen?
ZooCO kan helpen om beheer en overdracht praktischer en duidelijker te maken.
Dat kan bijvoorbeeld gaan om:
- werkschema’s
- voerschema’s
- schoonmaakschema’s
- logboeken
- overdrachtsformulieren
- vrijwilligersinstructies
- taakverdeling
- afspraken over dierregistratie
- afspraken over dierenarts en medicatie
- calamiteitenafspraken
- instructie rond bezoekerscontact
- basisafspraken voor hygiëne en veiligheid
- signalering van risico’s
- praktische werkmap voor beheer en vrijwilligers
De insteek is steeds: wat moet iemand kunnen terugvinden als de vaste beheerder er morgen niet is?
Vrijwilligers en veilige werkwijzen
Vrijwilligers hebben net als werknemers recht op veilige en gezonde omstandigheden. Tegelijk is de Arbowet niet volledig op dezelfde manier van toepassing op vrijwilligers als op werknemers. Bij ernstige risico’s of bijzondere gevaren blijven wel voorschriften gelden. Daarom is het verstandig om ook bij vrijwilligerswerk zorgvuldig te kijken naar veilige werkwijzen, instructie en risico’s.
Bij dierlocaties kan dat gaan om:
- voeren van dieren
- schoonmaken van verblijven
- werken met mest en strooisel
- diercontact
- bezoekerscontact
- tillen, duwen en lichamelijke belasting
- bijt-, krab-, stoot- of traprisico’s
- werken met gereedschap of kruiwagens
- hygiëne en zoönoserisico’s
- begeleiding van jeugdige vrijwilligers, stagiairs of deelnemers
- alleen werken op locatie
- omgaan met calamiteiten
ZooCO is geen arbodienst en voert geen formele RI&E uit. Wel kan ZooCO vanuit de praktijk signaleren waar risico’s, onduidelijke afspraken of ontbrekende instructies zichtbaar zijn. Waar specialistische arbotechnische beoordeling nodig is, wordt dat benoemd.
Mensen met een zorgvraag, stagiairs of deelnemers
Op veel dierlocaties werken niet alleen vrijwilligers, maar ook stagiairs, deelnemers of mensen met een zorgvraag. Dat kan heel waardevol zijn, maar vraagt om extra duidelijke afspraken.
Niet elke taak is voor iedereen passend. Dieren moeten niet afhankelijk worden van mensen die onvoldoende begeleiding krijgen. En deelnemers of vrijwilligers moeten niet in situaties terechtkomen waarin risico’s onvoldoende duidelijk zijn.
ZooCO kan meedenken over:
- welke taken passend zijn
- welke begeleiding nodig is
- welke taken alleen onder toezicht kunnen
- welke dieren wel of niet geschikt zijn voor bepaalde activiteiten
- hoe hygiëne en veiligheid worden uitgelegd
- hoe bezoekerscontact wordt begrensd
- hoe afspraken eenvoudig worden vastgelegd
- hoe overdracht tussen begeleiders, beheerders en vrijwilligers werkt
ZooCO beoordeelt niet de zorginhoudelijke begeleiding. Wel kan ZooCO helpen om dierenwelzijn, praktische taken en veilige werkwijzen beter op elkaar af te stemmen.
Dierregistratie en overdracht
Dierregistratie is vaak een kwetsbaar onderdeel van beheer. Zeker bij locaties met schapen, geiten, herten, alpaca’s, lama’s, paardachtigen of andere dieren waarvoor registratievragen kunnen spelen.
ZooCO kan helpen om inzichtelijk te maken:
- welke dieren aanwezig zijn
- waar de actuele dierlijst staat
- wie verantwoordelijk is voor registratie
- wie aan- en afvoer meldt
- wie geboorte, sterfte of verplaatsing doorgeeft
- waar UBN-gegevens worden bewaard
- hoe wijzigingen worden overgedragen
- wat er gebeurt bij wisseling van beheerder of stichting
De houder of locatie blijft zelf verantwoordelijk voor juiste en tijdige registratie. ZooCO kan helpen om de structuur werkbaar en overdraagbaar te maken.
Beheer tussen gemeente, stichting en locatie
Bij gemeentelijke dierlocaties zijn vaak meerdere partijen betrokken. De gemeente is eigenaar van de grond of gebouwen, een stichting beheert de locatie, vrijwilligers doen de dagelijkse verzorging en soms is er ook een zorgorganisatie, aannemer of externe beheerder betrokken.
Dan is het belangrijk dat duidelijk is:
- wie eigenaar is van de dieren
- wie verantwoordelijk is voor dagelijkse verzorging
- wie onderhoud uitvoert
- wie kosten draagt
- wie dierenarts inschakelt
- wie beslissingen neemt over dierenbestand
- wie verantwoordelijk is voor vrijwilligers
- wie aanspreekpunt is bij klachten of incidenten
- hoe afspraken worden vastgelegd en geëvalueerd
ZooCO kan helpen om deze verantwoordelijkheden zichtbaar te maken en te signaleren waar afspraken ontbreken of onduidelijk zijn.
Van losse afspraken naar praktische borging
Het doel is niet om vrijwilligers of beheerders op te zadelen met dikke mappen. Het doel is juist om rust en duidelijkheid te creëren.
Praktische borging kan bestaan uit:
- één actuele dierlijst
- een eenvoudig voerschema
- een schoonmaakschema dat echt wordt gebruikt
- een logboek voor bijzonderheden
- duidelijke dierenartsafspraken
- een vrijwilligersinstructie
- een calamiteitenkaart
- een overdrachtsmap
- vaste afspraken over registratie
- een jaarlijkse check of alles nog klopt
Klein beginnen is vaak beter dan een groot systeem maken dat niemand gebruikt.
Wat kan ZooCO opleveren?
Afhankelijk van de opdracht kan ZooCO opleveren:
- quickscan van beheer en vrijwilligersstructuur
- overzicht van kwetsbaarheden
- praktische aanbevelingen
- werkschema’s
- voerschema’s
- schoonmaakschema’s
- logboekopzet
- vrijwilligersinstructie
- overdrachtsdocument
- aandachtspunten rond veiligheid en hygiëne
- advies over taakverdeling
- voorstel voor jaarlijkse borging
- input voor gemeentelijk beleid of beheerafspraken
De vorm wordt vooraf afgestemd. Soms is een korte notitie genoeg. Soms past dit beter binnen een breder adviesrapport, beleidsplan of serviceovereenkomst.
Geen formele RI&E, wel signalering
ZooCO voert geen formele risico-inventarisatie en -evaluatie uit en is geen arbodienst. Ook vervangt ZooCO geen juridische, veterinaire of zorginhoudelijke beoordeling.
ZooCO kan wel vanuit dierinhoudelijke en praktische ervaring meekijken naar zichtbare risico’s, ontbrekende afspraken en kwetsbare punten in het beheer.
Als aanvullende deskundigheid nodig is, wordt dat duidelijk benoemd.
Voor wie is deze ondersteuning bedoeld?Bekijk de werkwijze
Deze ondersteuning is passend voor:
- gemeenten met kinderboerderijen of dierenweides
- stichtingen en beheerders
- kinderboerderijen
- dierenweides en hertenkampen
- zorglocaties met dieren
- vrijwilligersorganisaties
- locaties met stagiairs of deelnemers
- organisaties waar veel kennis bij één persoon zit
- dierlocaties die hun beheer overdraagbaar willen maken
- locaties die zich voorbereiden op een serviceovereenkomst of jaarlijkse borging
Contact
Wilt u als gemeente, stichting of dierlocatie het beheer minder kwetsbaar maken? Of wilt u dat vrijwilligers, logboeken, werkschema’s, dierregistratie en overdracht beter op elkaar aansluiten?
Neem contact op met ZooCO en beschrijf kort de locatie, de dieren, wie erbij betrokken zijn en waar de vraag vooral zit. Dan bekijken we welke eerste stap passend is.